Les caisses enregistreuses sont les outils de gestion de base des restaurateurs. Cela leur permet d’améliorer sensiblement de nombreux points de gestion liés à leur activité. Mais les caisses n’ont pas qu’une fonction de gestion, elles leur permettent de tenir à jour leur comptabilité et de respecter les normes imposées par l’État.
Quelles sont les conditions à respecter ?
Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants et professionnels assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel ou système de caisse ont l’obligation d’utiliser un logiciel sécurisé. Celui-ci doit respecter des conditions d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données :
- condition d’inaliénabilité : enregistrer toutes les donnés relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées
- condition de sécurisation : sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives
- condition de conservation : enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
- conditions d’archivage : prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec une garantie sur l’intégralité des informations
Pourquoi ces obligations en 2022 ?
Ces obligations découlent d’une loi anti-fraude à la TVA de 2016, ayant pour objectif de garantir que les commerçants ne peuvent réécrire les transactions, afin d’assurer qu’elles correspondent et sont fidèles à l’écriture comptable
Comment prouver que sa caisse enregistreuse respecte la norme 2018 ?
L’éditeur ou fournisseur de caisse enregistreuse doit fournir une attestation individuelle de conformité, soit papier, soit par mail : ce document engage sa responsabilité, et doit contenir les information suivantes :
- nom et référence du logiciel
- date d’acquisition du logiciel par le client
- mentions de respect des conditions d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage
Quelle certification de conformité choisir ?
Toutes les certifications ne sont pas reconnues par l’Etat ! Les certificats de conformité qui répondent à la loi du 1er janvier 2018 :
- la norme NF525, délivrée par l’AFNOR
- le LNE
- l’auto-certification délivrée par les éditeurs de logiciels
Attention ! Si vous ne présentez pas de justificatif de certification, vous encourez un risque de pénalité de 7 500€ pour chacune des caisses de l’établissement.
Quelles sont les obligations à respecter ?
Une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire dans les restaurants, mais s’avère indispensable pour faciliter à la fois votre gestion et l’accueil de vos clients !
Si posséder une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire, la loi oblige un commerçant à fournir une note qui garde une trace de toute transaction d’un montant dépassant 25€ TTC. Si le montant est inférieur à 25€, l’addition d’une note n’est obligatoire que si le client le demande. Une note doit être rédigée en deux exemplaires car un exemplaire doit être remis au client et un doit être conservé pour votre comptabilité.
Les 10 restrictions que votre caisse enregistreuse doit absolument respecter :
- capacité à éditer des tickets de caisse ainsi que des Z de caisses avec détails et TVA
- module de clôture de caisse quotidienne avec édition d’un justificatif de clôture
- inviolabilité des tickets de commande (impossibilité de supprimer des tickets de caisse)
- traçage de toutes les écritures comptable (impossibilité de supprimer certaines lignes comptables)
- sauvegarde et sécurisation des tickets et Z de caisse
- bande de contrôle permettant de relever l’ensemble des actions réalisées sur la caisse
- accès direct aux données de surveillance : ticket, Z et bande de contrôle
- conservation des données pendant une durée minimum de 3ans et 6ans en cas d’enquête approfondie
- données de gestion cryptées et inviolables
- impossibilité de recours aux systèmes de stage par clé USB
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Synchroniser vos ventes avec votre caisse enregistreuse est possible avec SOMM’IT ! Ce procédé vous permettra de tenir à jour facilement et rapidement vos stocks et vos ventes.
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SOMM’IT s’est associé aux plus grandes caisses du marché pour vous faire gagner du temps dans la gestion de vos boissons. Cela vous permet de rentrer une fois la référence d’une boisson qui se synchronise sur la plateforme SOMM’IT et dans la caisse. Fini les doubles saisies !
Si votre caisse n’est pas encore connectée à SOMM’IT, vous pouvez toujours faire un import excel manuellement en cliquant sur “Activer”, l’équipe SOMM’IT se chargeant de créer la connexion à votre caisse en 2 semaines maximum.
Vous pouvez ainsi synchroniser les ventes enregistrées dans votre caisse à SOMM’IT en toute simplicité et avoir des stocks continuellement à jour. Fonctionnalité dont vous ne pourrez plus vous passer qui vous fera gagner un temps précieux !
